Wissenstransfer – mit interaktiven KI-Avataren

geändert am 2. Februar 2025

Wissenstransfer in Unternehmen: Storytelling mit interaktiven Avataren

„Wissen ist das einzige Kapital, das sich vermehrt, wenn man es teilt.“ Peter Drucker, österreichisch-amerikanischer Management-Pionier

In der heutigen Geschäftswelt ist der Erhalt und die Weitergabe von Wissen entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Besonders im Kontext des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels wird es immer wichtiger, das wertvolle Wissen erfahrener Mitarbeiter zu konservieren und an nachfolgende Generationen weiterzugeben. Eine innovative Lösung, die sich beim Wissenstransfer bewährt, ist Storytelling. Mir kamen sofort Interviews, die interaktive KI-Avatare mit Mitarbeitern führen, als Lösung in den Sinn. Einfach, dachte ich, aber leider war ich der Zeit voraus. In diesem Artikel zeige ich, wie Unternehmen diese Technik trotzdem bereits nutzen können und welche KI-Tools dabei helfen.

Die Bedeutung von Wissenserhalt

Wissen ist eine der wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens. Es umfasst technische Fähigkeiten, Erfahrungen und kulturelle Werte. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, besteht die Gefahr, dass dieses Wissen verloren geht. Proaktive Strategien zur Wissensbewahrung sind daher unerlässlich.

Wissenserhalt hat zwei Seiten: Sicherung und Weitergabe

KI-Tools bieten bedeutende Unterstützung sowohl bei der Sicherung von Wissen als auch bei der Weitergabe von Wissen. Sie revolutionieren das Wissensmanagement in Unternehmen und Bildungseinrichtungen, indem sie Prozesse automatisieren, die Effizienz steigern und den Zugang zu relevanten Informationen verbessern.

Wissenstransfer durch Storytelling

Storytelling ist eine effektive Methode, um Wissen ansprechend und einprägsam zu vermitteln. Durch das Teilen von Geschichten können Mitarbeiter ihre Erfahrungen und Lösungen präsentieren, was das Lernen fördert und die emotionale Verbindung zu den Inhalten stärkt. Diese Form des Wissenstransfers ermöglicht es, komplexe Informationen auf eine verständliche Weise zu kommunizieren.

Vorteile des Storytelling bei der Wissenssicherung

• Einbeziehung externer Moderatoren: In einigen Fällen kann es hilfreich sein, einen externen Moderator einzubeziehen, um eine unvoreingenommene Perspektive zu bieten und den Wissensaustausch zu erleichtern.
• Strukturierte Übergabegespräche: Organisieren Sie strukturierte Gespräche, in denen der ausscheidende Mitarbeiter sein Wissen in Form von Geschichten teilt. Dies sollte durch einen Moderator unterstützt werden, um den Prozess zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst werden.
• Erstellung eines Transferplans: Vor dem Ausscheiden sollte ein Transferplan erstellt werden, der die wichtigsten Wissensbereiche identifiziert und festlegt, wie dieses Wissen dokumentiert und an Nachfolger übergeben wird.
• Dokumentation der Geschichten: Die während der Übergabegespräche erzählten Geschichten sollten dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass das Wissen auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters verfügbar bleibt.
• Erfahrungsbasiertes Lernen: Durch das Teilen persönlicher Erlebnisse können Mitarbeiter ihre Herausforderungen und Erfolge darstellen. Diese Erzählungen bieten wertvolle Einblicke in die praktischen Aspekte des Unternehmens und helfen, Probleme im Kontext ihrer Entstehung zu verstehen.
• Kollaboration und Teamgeist: Storytelling fördert eine offene Kommunikationskultur, in der Mitarbeiter hierarchieübergreifend zusammenarbeiten. Indem sie ihre Geschichten teilen, schaffen sie ein Gefühl der Gemeinschaft und des Vertrauens, was die Zusammenarbeit stärkt.

Vorteile des Storytelling bei der Weitergabe von Wissen

• Bessere Erinnerungsfähigkeit: Studien zeigen, dass gut erzählte Geschichten 22-mal stärker im Gedächtnis bleiben als bloße Fakten oder Statistiken. Dies liegt daran, dass das menschliche Gehirn darauf programmiert ist, Geschichten besser zu speichern und Sinn aus ihnen zu ziehen.
• Emotionale Ansprache: Geschichten wecken Emotionen und fördern eine tiefere Bindung zu den Inhalten. Durch die Aktivierung von Neurotransmittern wie Dopamin und Oxytocin wird das Lernen gefördert und das Vertrauen gestärkt.
• Identifikation und Kontextualisierung: Storytelling ermöglicht es den Zuhörern, sich mit den Erzählungen zu identifizieren und die Informationen in einen Kontext zu setzen. Dies hilft, komplexe Themen verständlicher zu machen und fördert das Verständnis.
• Förderung von Interaktion: In Workshops oder Schulungen können Geschichten als Grundlage für Diskussionen dienen, was den Austausch von Ideen und Erfahrungen anregt. Dies kann dazu beitragen, Lösungen für Probleme zu finden, indem Mitarbeiter ihre eigenen Erlebnisse teilen.
• Stärkung der Unternehmenskultur: Geschichten über gemeinsame Erfolge und Herausforderungen können das Gemeinschaftsgefühl unter Mitarbeitern fördern und eine positive Unternehmenskultur unterstützen.

Erzählende Interviews – Storytelling

Die klassische Durchführung von narrativen Interviews erfordert sowohl technisches Equipment als auch die richtige Moderation, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. 

• Zielgerichtete Gespräche: Führen Sie narrative Interviews mit Mitarbeitern durch, um ihre Erfahrungen und Geschichten zu sammeln. Diese Interviews sollten offen gestaltet sein, sodass die Mitarbeiter frei erzählen können, ohne durch spezifische Fragen allzu eingeschränkt zu werden.
• Dokumentation: Halten Sie diese Geschichten schriftlich fest oder erstellen Sie Audio-/Videoaufnahmen, um sie später für Schulungen oder Wissensdatenbanken nutzen zu können.

Um narrative Interviews auf herkömmliche Art durchzuführen, brauchen Sie ein digitales Diktiergerät für die Audioaufnahme, ein Smartphone mit Aufnahmefunktion als Alternative oder eine Kamera für visuelle Aufzeichnungen. Also ein recht aufwendiges Unterfangen. Welche Alternativen gibt es für den Wissenstransfer?

Interaktive Avatare als Lösung

Der Einsatz interaktiver KI-Avatare bietet eine innovative Möglichkeit, Storytelling in Unternehmen zu implementieren. Diese digitalen Repräsentanten fungieren als Moderatoren, die Mitarbeiter dazu bringen, Geschichten zu erzählen und visuelle Elemente einzubringen. Interaktive Avatare können den Wissensgeber durch gezielte Fragen zum Erzählen anregen und so wertvolle Anekdoten und Erfahrungen aus ihm „herauskitzeln“. Sicherlich macht es Sinn, dem scheidenden Mitarbeiter die vor dem Interview die wichtigsten Fragen zur Verfügung zu stellen, damit er sich schon einmal vorbereiten kann.

Vorteile interaktiver Avatare

• Engagement: Avatare schaffen eine ansprechende Umgebung.
• Personalisierung: Sie können auf individuelle Fragen eingehen und maßgeschneiderte Informationen bereitstellen.
• Zugänglichkeit: Inhalte sind jederzeit abrufbar, was den Zugang zu Wissen erleichtert.

Empfohlene KI-Tools für Storytelling mit Avataren

Um das Potenzial von Storytelling mit interaktiven Avataren für den Wissenstransfer auszuschöpfen, stehen derzeit folgende KI-Tools zur Verfügung:

Lösung: HeyGen-Zoom-Meeting & mit Sonix transkribieren

Mit einer Zwei-Schritt-Lösung lässt sich im ersten Schritt mit HeyGen* ein Interview führen und in Zoom speichern. Im zweiten Schritt erfolgt mit Sonix.ai* die Umwandlung von Sprache zu Text und die strukturierte Auswertung mit KI:

Interaktiven Avatar mit HeyGen erstellen

Mit HeyGen* lassen sich interaktive Avatare erstellen:

Im nächsten Schritt lässt sich ein Avatar auswählen und eine sogenannte Knowledge Base anlegen. Im Beispiel wählte ich einen „Public Avatar“ und legte die Knowledge Base „Wissenstransfer“ an:

Hier meine Eingaben in die Knowledge Base. Für zusätzliche Informationen kann man den Avatar mit einer URL füttern. Ich erklärte der KI im Prompt ihre Aufgabe und gab die weiter unten aufgeführten Fragen ein und speicherte „Wissenstransfer“:

Als Avatar wählte ich June aus, gab „German“ als Sprache an wählte „Chat in Zoom“ aus:

Mit Zoom aufzeichnen

Damit das Meeting in Zoom funktioniert, brauchen Sie einen Account und müssen folgende Anweisungen durchführen. Falls Sie einen kostenlosen Zoom-Account besitzen, müssen Sie die Meeting-Aufzeichnung lokal auf Ihrem Rechner speichern, ansonsten geht die Cloud-Version:

Ferner müssen Sie die Aufzeichnung genehmigen und „Computeraudio“ auswählen, zuvor können Sie die Lautsprecher und das Mikrofon testen:

Im Video habe ich auf den Gesprächspartner verzichtet, aber Zoom kann das Meeting mit dem Mitarbeiter aufzeichnen und für eine weitere Nutzung speichern. Testen Sie es selbst kostenlos aus!

Das Ergebnis sieht in gekürzter Fassung etwa folgendermaßen aus:

Anschließend lässt sich das aufgezeichnete Video mit Sonix.ai* transkribieren und auswerten. Sonix lässt sich auch direkt in Zoom integrieren. Wie Sonix oder Alternativen funktionieren finden Sie im Blogartikel KI-Transkription.

Transkribieren mit Sonix

Auswerten mit Sonix AI Analysis Tool

Mit dem AI Analysis add-on Tool von Sonix.ai*, lassen sich die Videos auswerten nach.:

1. Thematische Analyse: Erkennung wichtiger Themen.
2. Stimmungsanalyse: Identifikation emotionaler Töne.
3. Zusammenfassungen: Erstellung kurzer Inhaltszusammenfassungen.
4. Kapitelbildung: Strukturierung in Kapitel.
5. Entitätserkennung: Identifikation von Personen und Orten.
6. Benutzerdefinierte Fragen: Spezifische Analyseanfragen.
7. Ordnerebene-Analyse: Gleichzeitige Analyse mehrerer Transkripte.

Die Analysen lassen sich anschließend in einer Wissensdatenbank zum schnellen Auffinden erfassen. Hier finden Sie weitergehende Informationen zu KI-Transkription, also Sprache in Text umwandeln.

Natürlich bleibt es Unternehmen überlassen, die mit ihren Mitarbeitern eführten KI-Interviews nachträglich zu bearbeiten oder ungefiltert zum Wissenstransfer zu nutzen.

KI-Interview-Lösung von DeepBrain

Deepbrain AI* bietet eine innovative Lösung für KI-Interviews, die auf der Erstellung von KI-Avataren basiert. Hier sind die wichtigsten Funktionen und Anwendungen dieser Lösung. Allerdings müssen Anwender derzeit noch eine Demo buchen, aber Deepbrain AI* ist auf dem richtigen Weg, KI-Interviews mit anschließender Auswertung in einem KI-Tool: zu bündeln:

1. Benutzerdefinierte Interviews: Kandidaten können flexibel auf vordefinierte Fragen antworten, was eine individuelle Anpassung des Interviewprozesses ermöglicht.
2. Einfache Planung: Die Lösung ermöglicht eine flexible Terminplanung für Interviews, was die Organisation erleichtert.
3. KI-Zusammenfassungen: Nach dem Interview werden die Antworten der Kandidaten zusammengefasst, was eine schnelle Überprüfung und Analyse der Ergebnisse ermöglicht.
4. Interaktive Interviews: Der KI-Interviewer interagiert mit den Kandidaten und zeichnet deren Antworten auf. Dies wird durch eine benutzerfreundliche Oberfläche unterstützt.
5. Identitätsverifikation: Um die Identität der Kandidaten zu bestätigen, erhalten diese eine E-Mail zur Bestätigung ihrer Antworten.

Anwendungsbeispiele

• Einzelhandel: DeepBrain hat virtuelle Menschen in unbemannten Geschäften eingesetzt, um Kundensupport zu leisten, wie beispielsweise in einem Projekt mit 7-Eleven.
• Medien: KI-Avatare werden als Nachrichtensprecher verwendet, darunter auch digitale Zwillinge von prominenten Sportlern.

Zukünftige Entwicklungen

Deepbrain AI* plant, in Zukunft die Fähigkeit zu integrieren, dass KI Folgefragen basierend auf den Antworten der Kandidaten generieren kann. Zudem wird an realistischeren 3D-Charakteren gearbeitet, die verbesserte Lippenbewegungen und emotionalen Ausdruck bieten sollen.

Die KI-Interview-Lösung von DeepBrain stellt einen bedeutenden Fortschritt im Bereich der digitalen Interviews dar und könnte die Art und Weise revolutionieren, wie Unternehmen Bewerber auswählen und bewerten, denn neben dem Wissenstransfer lässt sich ein KI-Interview gut für Bewerbungsgespräche nutzen. Allerdings sind bei dieser Nutzung die Datenschutzgesetze beim Einsatz von KI zu beachten.

Wie lässt sich das Interview vorbereiten?

Um den Wissenstransfer in Unternehmen durch Storytelling mit interaktiven Avataren zu optimieren, ist es wichtig, dass der Avatar gezielte Fragen stellt, die den Wissensgeber zum Erzählen anregen. Hier sind einige Beispiele für Fragen, die der Avatar stellen könnte:

Fragen zur Anregung des Storytellings

1. Einleitende Fragen:
   • „Kannst du mir von einem besonders herausfordernden Projekt erzählen, an dem du gearbeitet hast?“
   • „Was war dein größter Erfolg in deiner Zeit hier, und was hast du daraus gelernt?“
2. Erfahrungen und Anekdoten:
   • „Gab es einen Moment, in dem du eine unerwartete Lösung für ein Problem gefunden hast? Was ist passiert?“
   • „Erinnere dich an eine Situation, in der du im Team arbeiten musstest. Was waren die Herausforderungen und wie habt ihr sie gemeistert?“
3. Reflexion über das Lernen:
   • „Welche Lektionen hast du aus deinen Fehlern gezogen? Kannst du ein Beispiel nennen?“
   • „Was würdest du neuen Mitarbeitern raten, um ähnliche Herausforderungen zu meistern?“
4. Persönliche Einblicke:
   • „Wie hat sich deine Perspektive auf deine Arbeit im Laufe der Jahre verändert?“
   • „Gibt es eine Anekdote aus deiner Karriere, die dir besonders am Herzen liegt?“

Diese Fragen sind darauf ausgelegt, den Wissensgeber dazu zu bringen, nicht nur Fakten zu teilen, sondern auch persönliche Geschichten und Einsichten zu vermitteln, die für nachfolgende Generationen wertvoll sind. Je nach Unternehmenskultur ist auf die Ansprache „du“ oder „Sie“ zu achten.

Avatar-Auswahl: Klon oder fremde Person?

Bei der Auswahl des Avatars für den Wissenstransfer stellt sich die Frage: Soll es ein geklonter Zwilling des Chefs sein oder eine fremde Person? Hier sind einige Überlegungen:

• Geklonter Zwilling des Chefs:
  • Vorteile: Der Chef als Avatar könnte eine stärkere emotionale Verbindung und Autorität schaffen. Mitarbeiter könnten sich eher öffnen und bereitwilliger ihre Erfahrungen teilen.
  • Nachteile: Einige Mitarbeiter könnten sich unter Druck gesetzt fühlen oder weniger ehrlich sein, wenn sie wissen, dass der Chef zuhört.
• Fremde Person (männlich oder weiblich):
  • Vorteile: Ein neutraler Avatar könnte eine entspannendere Atmosphäre schaffen. Mitarbeiter könnten sich freier fühlen, ihre Gedanken und Anekdoten zu teilen.
  • Alter: Ein Avatar im mittleren Alter könnte als vertrauenswürdig und erfahren wahrgenommen werden, während ein jüngerer Avatar möglicherweise frischer und zugänglicher wirkt.

Die Entscheidung sollte letztendlich darauf basieren, welche Atmosphäre für das Unternehmen und die spezifischen Mitarbeiter für den Wissenstransfer am förderlichsten ist.

Durch die gezielte Gestaltung von Fragen und die sorgfältige Auswahl des Avatars können Unternehmen den Wissenstransfer durch Storytelling erheblich verbessern. Interaktive Avatare bieten eine innovative Möglichkeit, wertvolles Wissen zu bewahren und gleichzeitig das Engagement der Mitarbeiter zu fördern. Indem Unternehmen diese Technologien nutzen, sichern sie nicht nur ihr Know-how, sondern stärken auch ihre Position im Wettbewerb.

Fazit

Die Konservierung und Weitergabe von Wissen ist eine zentrale Herausforderung für Unternehmen. Durch den Einsatz von Storytelling mit interaktiven Avataren können Unternehmen diesen Prozess effizienter gestalten und gleichzeitig das Engagement ihrer Mitarbeiter steigern.

Investieren Sie in Technologien, die den Wissenstransfer fördern, um nicht nur Ihr wertvolles Know-how zu sichern, sondern auch Ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem sich ständig verändernden Marktumfeld zu stärken. Nutzen Sie die Chance, Ihre Mitarbeiter aktiv in den Wissensaustausch einzubeziehen – es wird sich auszahlen!