KI-Meeting-Assistenten – Die besten Tools für dich (DSGVO-konform & Deutsch)

Veröffentlicht: 01.11.2023 • Zuletzt bearbeitet: 28.10.2025

In diesem Artikel schaue ich mir für dich KI-Meeting-Assistenten ganz genau an. Das sind Programme, die künstliche Intelligenz (KI) nutzen, um deine Meetings zu transkribieren, zusammenzufassen und zu analysieren. Sie sind die perfekte Ergänzung für Videokonferenz-Tools wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet.

Für mich und die meisten deutschen Unternehmen ist der entscheidende Faktor der Datenschutz (DSGVO). Da in Meetings oft sensible Infos besprochen werden, ist die Wahl eines konformen Anbieters ein absolutes Muss. Ich zeige dir, welche Tools deine Meetings auf Deutsch meistern und dabei deine Daten sicher in der EU speichern.

Mein Kurzfazit für dich, wenn du es eilig hast:

Top-Empfehlungen für DSGVO & Qualität: tl;dv*, Sally* und Jamie sind deutsche Anbieter mit Servern in Deutschland oder der EU. Sie überzeugen durch einen extrem starken Fokus auf Datenschutz und sind meine klaren Favoriten.

Funktionsstarke US-Alternative: Fireflies.ai* ist ein sehr mächtiges Tool mit hohen Sicherheitsstandards. Als US-Anbieter erfordert es aber eine eigene Prüfung der Datenschutz-Anforderungen deines Unternehmens.

Sichere dir für die ersten 6 Monate 30 % Rabatt bei tl;dv*. Wenn dir Datensicherheit wichtig ist, dann auf jeden Fall ein D/EU-Produkt wählen.

Was muss ein KI-Meeting-Assistent können? (Mein Fokus: DSGVO)

Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Funktionen. Das für mich entscheidende Kriterium – DSGVO-Konformität durch EU-Server – habe ich ganz nach oben gestellt.

Funktion	tl;dv*	Sally*	Jamie	Fireflies.ai*	Otter.ai
DSGVO-konform (EU-Server)	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein
Transkription	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Zusammenfassung (KI)	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Aufzeichnung	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Sprecherer-kennung	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Agendaerstellung	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Aufgabenliste (Action Items)	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Deutsch, mehrsprachig	Ja	Ja	Ja	Ja	Nein
Kostenlose Version	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Bezahlversion ab (Monat/User, jährl. Zahlung)	$18	€ 34	€ 24	$ 10	$ 10

Mein wichtigster Hinweis für dich: Nach deutschem Recht musst du die Zustimmung aller Teilnehmer für eine Aufzeichnung einholen. Mach das am besten immer zu Beginn jedes Meetings ganz transparent.

Wie habe ich die KI-Meeting-Assistenten getestet?

Ich wollte kein Meeting mit echten Personen aufzeichnen. Darum habe ich mich darauf konzentriert, die Qualität der Transkription zu beurteilen, denn sie ist das Herzstück der Tools. Dafür habe ich meine Test-Audiodatei „Synthesys KI Text erkennen.mp3“ hochgeladen und das Ergebnis analysiert. Bei Tools, die keinen Upload erlauben (wie Jamie und Sally), habe ich die generelle Ausrichtung und die Versprechen der Hersteller zur deutschen Sprachverarbeitung bewertet. Hier meine Audio-Datei:

Die besten deutschsprachigen KI-Meeting-Assistenten

Der Markt teilt sich für mich klar in US-Anbieter und europäische bzw. deutsche Alternativen. Wenn du die DSGVO ernst nimmst, kommen eigentlich nur letztere infrage.

tl;dv (Deutscher Anbieter, Top-Allrounder)

tl;dv* ist ein deutsches Unternehmen und für mich einer der besten und flexibelsten Assistenten auf dem Markt. Was mir besonders gefällt: Das Unternehmen ist nicht nur DSGVO- und EU AI Act-konform sowie SOC2-zertifiziert, sondern hostet und speichert alle Daten ausschließlich in der EU. Es ist also keine unsichere US-Cloud im Spiel. Der Name tl;dv* ist ein Akronym für „too long; didn’t view“. Es wird häufig in der Kommunikation verwendet, um anzuzeigen, dass jemand einen Beitrag oder eine Information nicht gelesen oder gesehen hat, weil er zu lang war.

Was leistet tl;dv für dich?

• 100 % DSGVO-konform: Deine Daten sind sicher auf EU-Servern. Das gibt dir die nötige Rechtssicherheit.
• Top-Funktionen: Du kannst Zeitstempel setzen, KI-Notizen erstellen, kurze Videoclips aus langen Meetings schneiden und alles direkt in dein CRM (z. B. Salesforce oder Hubspot) integrieren. Das ist extrem praktisch.
• Exzellente deutsche Transkription: In meinem Test war das Ergebnis fast perfekt und sofort nutzbar.

Update September 2025: tl;dv hat in den letzten Monaten bedeutende Weiterentwicklungen eingeführt, die das Tool noch vielseitiger für dich machen. Die KI Ask-Funktion wurde komplett überarbeitet – du kannst jetzt gezielte Fragen wie „Welche Einwände hat Kunde X in den letzten 5 Gesprächen vorgebracht?“ stellen und bekommst binnen Sekunden präzise Antworten. Dabei speicherst du deine häufigsten Prompts und rufst Einblicke aus über 100 Meetings gleichzeitig ab. Ein weiterer großer Fortschritt ist die automatische Mehrsprachenerkennung – das Tool erkennt jetzt nahtlos, wenn du in einem Meeting zwischen Deutsch, Englisch, Spanisch oder Französisch wechselst. Für dich als Teamleiter sind die neuen Meeting-Vorlagen mit vordefinierten Agendas und die teamspezifischen Arbeitsabläufe besonders relevant – sie synchronisieren automatisch deine Notizen mit dem CRM und versenden Updates in Slack oder Monday.com. Zusätzlich unterstützt tl;dv nun auch Zoom Phone, HubSpot Caller und Aircall, sodass du KI-Notizen direkt aus Vertriebsgesprächen in dein CRM sendest, ohne etwas kopieren zu müssen. Mit der SOC II Type 2 Compliance und Single Sign-On (SSO) profitierst du von nochmals erhöhten Sicherheitsstandards.

Datenschutz & Preise: Da tl;dv standardmäßig auf EU-Servern läuft, musst du dir hier keine Sorgen machen. Mit diesem Link* kannst du dir einen Rabatt von 30 % für die ersten 6 Monate sichern.

Ich habe die Test-Audiodatei „Synthesys KI Text erkennen.mp3“ erneut hochgeladen und das Ergebnis analysiert. Es ist inzwischen bis auf APIs fehlerfrei. Hier das Ergebnis der Transkription:

„Erkennung von KI-generierten Texten. Allgemeine Verfahren. Die Unterscheidung zwischen menschlich verfassten und KI-generierten Texten ist entscheidend. Hier sind einige bewährte Verfahren. Stilanalyse. KI-Texte weisen oft einen konsistenten, aber ungewöhnlichen Stil auf. Grammatik und Syntax. Fehler in Grammatik und Syntax können auf automatische Generierung hindeuten. Überwachtes Lernen. Modelle können trainiert werden, um diese Unterscheidung zu treffen. NLP-Textklassifikation. Spezialisierte NLP-Modelle können für diese Aufgabe trainiert werden. API ist von KI-Unternehmen. Spezialisierte Technologien stehen zur Verfügung, um Texte zu überprüfen. Menschliche Überprüfung. Erfahrene Autoren können subtile Unterschiede erkennen. Die Kombination dieser Verfahren führt oft zu den besten Ergebnissen und sollte an aktuelle Entwicklungen angepasst werden.

Aktuelle Preise

Hier die Preisliste. Die Preise verstehen sich pro Sitz und Monat bei jährlicher Zahlweise:

Sally (Deutscher Anbieter, Fokus auf Qualität)

Sally* ist ein weiterer, sehr starker KI-Meeting-Assistent aus Deutschland. Der größte Vorteil für dich: Sally wurde von Grund auf mit dem Gedanken an die DSGVO entwickelt.

Was leistet Sally für dich?

• Maximale DSGVO-Sicherheit: Hosting ausschließlich in Deutschland. Besser geht es nicht, wenn du hohe Compliance-Anforderungen hast.
• Hohe Genauigkeit bei Deutsch: Die KI ist speziell für die deutsche Sprache und sogar für Dialekte trainiert, was du in der Qualität der Transkripte merkst.
• Smarte Protokolle: Sally nimmt als Bot am Meeting teil und generiert dir danach ein super übersichtliches Protokoll mit Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgaben.

Aktuelle Preise

Du kannst Sally 4 Wochen kostenlos ausprobieren. Der „Team“-Plan startet bei ca. 34 € , der Enterprise bei 63 € pro Nutzer und Monat.

Jamie (Deutscher Anbieter, Fokus auf Diskretion)

Jamie ist ebenfalls ein deutsches Unternehmen und legt wie Sally größten Wert auf Datenschutz. Der große Unterschied: Jamie ist eine Desktop-App für Mac und Windows. Das Tool lädt keinen sichtbaren „Bot“ in dein Meeting ein, was von vielen als angenehmer empfunden wird.

Wie Jamie für dich arbeitet: 

Du startest Jamie einfach vor dem Meeting auf deinem Computer. Das Tool zeichnet den Ton direkt von deinem System auf. Das fühlt sich sehr diskret an.

• Datenschutz durch Design: Alle Daten werden in Europa gespeichert. Die lokale App gibt dir zudem mehr Kontrolle.
• Einfach und klar: Die Bedienung ist super intuitiv. Kein Schnickschnack, nur das, was du wirklich brauchst.

Einziger Nachteil für mich: Du kannst leider keine bestehenden Audiodateien hochladen. Der Fokus liegt klar auf der Live-Aufzeichnung.

Derzeitige Preisgestaltung 

Jamie startet bei 24 €/Monat. Auch hier kannst du mit einer kostenlosen Testphase starten.

Jamie ist für den Mac und Windows erhältlich. Downloaden und installieren. Mit der E-Mailadresse anmelden, den AGBs zustimmen. Alle Daten werden in Europa gespeichert und nur im Bedarfsfall verarbeitet.

Nach der Eingabe einiger Informationen zur Firma und der Freigabe von Mikrofon und der Erlaubnis für Benachrichtigung:

Jamie erinnert an die Trialversion und mit „Start jamie“ loslegen. Du erhältst per E-Mail folgende Nachricht auf Englisch, hier die übersetzte Information:

„Sie haben jetzt die Möglichkeit, unseren Standardtarif 7 Tage lang kostenlos zu testen (15 Credits und 90 Minuten Aufnahmezeit) – keine Kreditkarte erforderlich. Nach Ablauf der Testphase werden Sie automatisch auf den kostenlosen Tarif heruntergestuft (5 Credits/Monat und 30 Minuten Aufzeichnungslimit). Natürlich stehen Ihnen auch nach Ablauf der Testphase alle Ihre Gesprächsnotizen und Zusammenfassungen zur Verfügung.“

Jamie zeichnet das Meeting auf und lässt sich anschließend zusammenfassen.

Unter Meetings findest du das Ergebnis.

Hier lässt sich eine Zusammenfassung erstellen, allerdings braucht es dafür mindestens 10 Sätze. Oder ein Transkript (Ich habe nur einige Worte gesprochen).

Leider lässt sich in Jamie keine Audio- oder Videodatei eines bereits aufgezeichneten Meetings hochladen, daher konnte ich mit meiner Audiodatei die Transkription nicht testen. Dies finde ich sehr schade, denn Jamie gefällt mir. Es ist einfach zu bedienen. Hier hat Jamie einen Vergleich zu otter.ai und Fireflies erstellt:

Fireflies.ai (US-Anbieter mit Enterprise-Sicherheit)

Fireflies.ai* ist unbestreitbar einer der bekanntesten und funktionsreichsten Assistenten auf dem Markt. Die deutschen Transkripte sind gut und der Funktionsumfang ist beeindruckend, aber leider nicht fehlerfrei, es fehlen einige Textpassagen:

„Erkennung von KI generierten Allgemeine Verfahren. Die Unterscheidung zwischen menschlich verfassten und KI generierten Texten ist entscheidend. Hier sind einige bewährte KI Texte weisen oft einen konsistenten, aber ungewöhnlichen Stil auf. Grammatik und Syntax Fehler in Grammatik und Syntax können auf automatische Generierung hindeuten. Überwachtes Modelle können trainiert werden, um diese Unterscheidung zu treffen. Spezialisierte NLP Modelle können für diese Aufgabe trainiert werden. AP ist von KI Unternehmen Spezialisierte Technologien stehen zur Verfügung, um Texte zu überprüfen. Menschliche Überprü Erfahrene Autoren können subtile Unterschiede erkennen. Die Kombination dieser Verfahren führt oft zu den besten Ergebnissen und sollte an aktuelle Entwicklungen angepasst werden.“

Genauerer Blick auf Sicherheit und Datenschutz 

Das Unternehmen unternimmt erhebliche Anstrengungen, um die Daten seiner Kunden zu schützen und wirbt mit wichtigen Zertifizierungen und Richtlinien:

• Zertifizierungen: Fireflies ist SOC 2 Typ II zertifiziert und gibt an, HIPAA- und DSGVO-konform zu sein.
• Datenhoheit: Du als Kunde behältst die volle Kontrolle und das Eigentum an deinen Daten.
• Kein KI-Training: Fireflies garantiert (Zero Data Retention), dass deine Daten niemals für das Training ihrer KI-Modelle verwendet werden.
• Private Storage: Für Enterprise-Kunden gibt es die Möglichkeit, die Daten in einem eigenen, dedizierten Cloud-Speicher zu sichern.

Meine Einschätzung zum Datenschutz: Diese Maßnahmen zeigen, dass Fireflies das Thema Sicherheit sehr ernst nimmt. Besonders die „Zero Data Retention“-Policy ist ein enorm wichtiger Punkt.

Der Knackpunkt bleibt jedoch: Fireflies ist ein US-Unternehmen und die Daten werden auf US-Infrastruktur gespeichert. Für viele deutsche Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben ist dies aufgrund von US-Gesetzen wie dem CLOUD Act (der US-Behörden Zugriff auf Daten ermöglichen kann) ein potenzielles rechtliches Risiko. Auch wenn Fireflies angibt, DSGVO-konform zu sein, kann dieser grundlegende Standortkonflikt für manche ein Ausschlusskriterium sein.

Mein persönlichen Datenschutzbedenken. Was mich bei der Einladung von Teammitgliedern sehr irritiert hat, ist die Angabe von E-Mail-Adressen von Personen, die bei 1&1 eine online.de Email-Adresse besitzen. Diese Personen kenne ich nicht, das ist bzgl. Datenschutz ziemlich grenzwertig. Ich habe letztlich eine Person, die ich kenne, zum Meeting eingeladen.

Aktuelle Preisliste

Fireflies bietet dauerhaft einen kostenlosen Plan an oder sehr günstige Pro-, Business- und Enterprise-Konditionen.

Otter.ai (Nur Englisch & US-Anbieter)

Otter.ai erwähne ich nur der Vollständigkeit halber. Das Tool ist für den deutschen Markt ungeeignet, da es nur Englisch versteht. Zudem ist es ebenfalls ein US-Anbieter mit ähnlichen Datenschutzbedenken wie bei Fireflies.ai*.

Mein Fazit: Welches Tool passt zu dir?

Die Wahl des richtigen KI-Meeting-Assistenten hängt für mich klar von deinen Prioritäten ab.

Maximale DSGVO-Sicherheit & Top-Qualität: Wenn du keine Kompromisse beim Datenschutz eingehen willst oder kannst, sind die europäischen Anbieter tl;dv*, Sally* und Jamie die beste und sicherste Wahl für dich. Sie speichern deine Daten garantiert in der EU und sind speziell auf den europäischen Markt ausgerichtet.

• Wähle tl;dv*, wenn du den größten Funktionsumfang mit Video-Clips und tiefen Integrationen suchst.
• Wähle Sally*, wenn du höchste Transkriptionsqualität für Deutsch und smarte Protokolle willst.
• Wähle Jamie, wenn dir Diskretion (kein Bot im Call) und eine einfache Desktop-App am wichtigsten sind.

Wenn Funktionen an erster Stelle stehen (und dein Datenschutzbeauftragter zustimmt): Fireflies.ai* ist ein extrem mächtiges Werkzeug mit beeindruckenden Sicherheits-Features. Wenn dein Unternehmen nach einer eigenen rechtlichen Prüfung zu dem Schluss kommt, dass die Nutzung eines US-Anbieters mit den genannten Zertifizierungen vertretbar ist, bekommst du hier einen enormen Funktionsumfang für dein Geld.

FAQ zu KI-Meeting-Assistenten