KI-Callcenter – für jedermann

Veröffentlicht: 06.11.2024 • Zuletzt bearbeitet: 22.09.2025

KI-Callcenter: Wenn künstliche Intelligenz ans Telefon geht

Stell dir vor, du rufst bei einem Unternehmen an – und statt endloser Warteschleifen meldet sich sofort jemand, der alles versteht und blitzschnell hilft. Kein „Bitte bleiben Sie dran“, kein genervtes Warten mit Musik. Genau das passiert gerade in Callcentern: KI-Agenten übernehmen immer öfter den ersten Kontakt oder beantworten rund um die Uhr Kundenanfragen. Sie wirken erstaunlich menschlich, machen Abläufe effizienter, Kunden zufriedener und den Betrieb günstiger.
In diesem Beitrag zeige ich dir, welche Chancen und Risiken diese neue Generation von KI-Callcentern mit sich bringt – und warum selbst kleine Betriebe in Deutschland die Technologie heute schon problemlos nutzen können. Der Schwerpunkt des Artikels liegt bei eingehenden Gesprächen, aber die Chatbots funktionieren auch für kostengünstige Kaltaquise.

NEU: Deutsche KI-Callcenter Lösungen mit DSGVO-Konformität

Update September 2025: Der deutsche Markt entwickelte sich rasant! Neben bekannten Anbietern wie Fonio.ai und Synthflow AI ist nun auch Famulor* verfügbar – eine vollständig in Deutschland gehostete KI-Callcenter-Lösung, die DSGVO-konform arbeitet und den neuen EU AI Act erfüllt. Besonders für deutsche Unternehmen ist das seit Februar 2025 relevant, dann seit diesem Datum greifen die ersten Regelungen des AI Acts.

Neben diesen Anbietern ist auch Synthesys.io* eine interessante Option: Das englische Unternehmen bietet KI-Callcenter mit Inbound- und Outbound-Agenten, 833 Minuten pro Monat für den Monatsplan (35 $) oder 10.000 Minuten pro Jahr (299 $) an. Enthalten sind Features wie SMS, Voicemail, E-Mail-Setup, automatisierte Terminbuchung, Call Recording und Transkription. Aber Achtung nicht zu verwechseln mit dem Namensvetter Synthesys.App mit Büros in Dubai und USA. Die bieten zwar auch ein KI-Callcenter an, aber zu wesentlich höheren Preisen.

Fonio.ai punktet mit „Plug & Play“-Mentalität – sofort startklar, minutengenaue Abrechnung (ab 0,15 € pro Minute) und einer starken Integration in Kalender- und CRM-Systeme. Für kleine und mittlere Unternehmen, die schnell loslegen wollen, ist das eine besonders unkomplizierte Option.

Synthflow AI aus Berlin richtet sich dagegen eher an Firmen, die komplexere Anforderungen haben. Über eine No-Code-Plattform lassen sich individuelle Voice Agents mit API- und Workflow-Anbindungen erstellen. Preislich startet Synthflow bei 29 $/Monat, richtet sich mit größeren Paketen aber auch an größere Unternehmen.

Damit gibt es inzwischen mehrere vollwertige Anbieter, die DSGVO- und AI-Act-konform arbeiten und sich je nach Bedarf in Kosten, Funktionsumfang und Flexibilität unterscheiden.

Inbound vs. Outbound: Was können die Anbieter?

Bevor wir ins Detail gehen, klären wir den wichtigsten Unterschied:

• Inbound-Anrufe: Der Kunde ruft bei dir an. Typische Anwendungsfälle sind Kundenservice, Bestellannahme, Terminbuchungen oder die Beantwortung von FAQs. Der KI-Agent reagiert auf eingehende Anfragen.
• Outbound-Anrufe: Dein Unternehmen ruft den Kunden an. Das wird für proaktive Maßnahmen wie Vertrieb, Marktforschung, Terminbestätigungen oder die Reaktivierung von Kunden genutzt. Der KI-Agent initiiert das Gespräch.

Die gute Nachricht ist: Alle hier vorgestellten modernen Anbieter sind technisch in der Lage, sowohl Inbound- als auch Outbound-Kampagnen durchzuführen.

• Famulor, Fonio.ai und Synthflow AI sind als flexible Plattformen konzipiert, die sich für beide Szenarien eignen. Du kannst sie als digitalen Rezeptionisten für eingehende Anrufe einsetzen oder mit ihnen proaktiv Kundenlisten für Vertriebs- oder Servicezwecke anrufen lassen.
• Synthesys.io bewirbt seine Inbound- und Outbound-Fähigkeiten ebenfalls explizit. Die Plattform ermöglicht es, Kontaktlisten hochzuladen und automatisierte Anruf-Kampagnen zu starten, genauso wie sie eingehende Anrufe entgegennehmen kann.

Der Unterschied liegt oft im Detail der Konfiguration und im Anwendungsfall, für den die Plattform primär optimiert wurde.

Was kostet Outbound im Vergleich zu Inbound?

Mein nachfolgender Kostenvergleich konzentriert sich auf Inbound-Anrufe, was für viele der erste Anwendungsfall ist. Aber was kostet es, wenn die KI proaktiv anruft?

Grundsätzlich basieren die Kosten für Outbound-Anrufe auf einem ähnlichen Modell wie bei Inbound: der Gesprächsminute. Der entscheidende Unterschied ist jedoch, wie diese Minute gezählt wird.

1. Abrechnung pro verbundener Minute: Die meisten Anbieter berechnen nur die Zeit, in der der KI-Agent tatsächlich mit einem Menschen spricht. Fehlgeschlagene Anrufe (besetzt, nicht erreichbar, Mailbox) verursachen in der Regel keine Kosten für die Gesprächszeit, höchstens minimale Verbindungsgebühren, die oft vernachlässigbar sind. Das ist das fairste und gängigste Modell.
2. Minuten aus dem Paket nutzen: Bei Anbietern mit festen Monatspaketen (wie Synthflow AI oder Synthesys.io) werden die Gesprächsminuten für Outbound-Anrufe einfach von deinem monatlichen Kontingent abgezogen. Dein Paket mit 833 Minuten bei Synthesys.io kannst du also flexibel für ein- und ausgehende Gespräche nutzen.
3. Pay-as-you-go: Bei Anbietern wie Fonio.ai oder den Prepaid-Modellen von Famulor gilt der angegebene Minutenpreis (z. B. ab 0,15 €) ebenfalls für die tatsächlich geführten Gesprächsminuten bei ausgehenden Anrufen.

Fazit zu den Outbound-Kosten: Die Kosten für einen 5-minütigen Outbound-Anruf sind identisch mit denen eines 5-minütigen Inbound-Anrufs. Der wesentliche Unterschied für deine Kalkulation ist die Erfolgsquote (Connection Rate). Wenn du 100 Nummern anrufst, aber nur 30 Gespräche zustande kommen, zahlst du auch nur für die Gesprächszeit dieser 30 Anrufe.

Was kann Famulor?

Ich habe mir Famulor* genauer angesehen – und bin ziemlich begeistert.

Drei Modi je nach Gesprächstyp

Die Plattform bietet drei verschiedene Modi, die sich vor allem in ihrer Reaktionszeit (Latenz) unterscheiden:

• Pipeline-Modus (800–1500 ms): der klassische Ansatz für komplexe Gespräche
• Speech-to-Speech (300–600 ms): ultraschnell für flüssige Dialoge
• Dualplex Mode (400–800 ms): die goldene Mitte, kombiniert Tempo und Flexibilität

Natürlich klingende Stimmen

Am meisten hat mich überzeugt, wie menschlich die KI klingt. Laut dem offiziellen Changelog (1. September 2025) verwendet Famulor eine eigene besonders schnelle Sprach-zu-Sprach-Engine und greift für besonders natürliche Stimmen auf ElevenLabs* zurück. Wenn du mehr zu natürlich klingenden KI-Stimmen wissen willst, dann lese meinen Blogartikel zu KI-Sprachgeneratoren.

GPT-5 Realtime integriert

Außerdem gibt Famulor an, GPT-5 Realtime integriert zu haben, um Denk- und Antwortqualität weiter zu verbessern. Mehr dazu kannst du in meinem Beitrag zu OpenAI ChatGPT und GPT-5 nachlesen. Wenn du absolute technische Gewissheit brauchst (z. B. welche LLMs genau im Production-Stack laufen), lohnt sich eine kurze Anfrage beim Anbieter. docs.famulor.de.

Web-Widget mit Sprachassistenz

Das Famulor Web-Widget ermöglicht es Website-Besuchern, direkt über einen Voice-Chat-Button mit einem KI-Assistenten zu sprechen und so unkompliziert Support oder Beratung zu erhalten. Das Widget lässt sich individuell anpassen und über einen einfachen Script-Tag in die Website integriert werden – ganz ohne Backend-Proxy oder komplexe Installation.

• Die Position, Farben und Button-Texte lassen sich flexibel einstellen, sodass das Widget sich optimal in das Geschäfts-Design einfügt.
• Mit wenigen Klicks können Kunden eine Sprachberatung starten, etwa bei Fragen zu Produkten, Terminvereinbarungen oder Notdiensten.
• Die Integration eignet sich ideal zum Testen neuer digitaler Kundenservice-Optionen im Sanitärbereich und ist produktionsreif sowie sicher für den Live-Betrieb.

Ich habe hier (rechts unten, mit den Standardeinstellungen) ein Web-Widget als Beispiel für ein Sanitärgeschäft eingefügt. Mit dem Web-Widget könnte man bei einem Notfall an einen Mitarbeiter weiterleiten oder, falls nicht dringlich, über eine Kalenderfunktion einen Termin vereinbaren.

Der erste Schritt: Teste die Stimme

Hier kannst du dich selbst von der Qualität der Stimme überzeugen. Rufe Famulor* auf, gib deinen Namen und deine Telefonnummer ein, dann ruft dich die KI an und du kannst mit dem KI-Agenten plaudern. Das ist völlig kostenlos und unverbindlich. Um die Installation zu testen musst du dich allerdings anmelden, wie das geht findest du weiter unten im Text.

Der Datenschutz-Vorteil

Hier punktet Famulor* richtig: Alle Daten bleiben in der EU, die Server stehen in Deutschland, und die komplette Plattform ist DSGVO-konform aufgebaut. Das ist ein riesiger Vorteil gegenüber amerikanischen Anbietern oder UK-Anbieter wie Synthesys. Du musst dir keine Gedanken machen, wo deine Kundendaten landen.

Besonders wichtig: Famulor* ist bereits auf den EU AI Act vorbereitet, der schrittweise ab Februar 2025 gilt. Das bedeutet für dich als Unternehmer: Du bist rechtlich auf der sicheren Seite und musst nicht nachträglich umrüsten.

Was kostet Famulor?

Famulor* bietet sowohl flexible Pay-as-you-go-Preise (du zahlst nur die genutzten Minuten) als auch klassische Abonnements/Upgrade-Pläne für größere Nutzer. Die Pläne bringen höheres Kontingent an inkludierten Minuten, zusätzliche Limits, Premium-Features und günstigere Minutenpreise bei höherem Volumen — Details und konkrete Konditionen sind in der Pläne-Ansicht des Produkts direkt nach dem Login einsehbar.

Da die Abrechnung über Stripe erfolgt, musst du auch für den kostenlosen Test eine Kreditkarte hinterlegen, die du aber anschließend löschen kannst. Zum Testen eignet sich der Prepaid-Tarif, allerdings steigen die Kosten bei mehr Anrufen schnell an, dann besser auf einen Monatsplan umsteigen. Weiter unten findest du einen Preisvergleich der einzelnen Anbieter der monatlichen Kosten, basierend auf der Anzahl Anrufe.

Pressestimme Bayrisch-Schwäbische Wirtschaft

IHK-Interview in der Bayrisch-Schwäbischen Wirtschaftszeitung mit Famulor-Gründer Iman Koma:

Was kann Fonio.ai?

Ein zweiter spannender Anbieter aus dem deutschsprachigen Raum ist Fonio.ai. Die Plattform ist vor allem für kleine und mittlere Unternehmen interessant, die Terminvereinbarungen, Anrufannahmen oder Salesprozesse automatisieren wollen.

Besonders hervorzuheben ist die einfache Nutzung: „Plug & Play“ – ohne lange Einrichtung sofort einsatzbereit. Fonio integriert sich nahtlos in gängige Kalender- und CRM-Systeme, sodass eingehende und ausgehende Anrufe direkt verarbeitet werden können.

Auch bei den Kosten ist Fonio transparent: Abgerechnet wird minutengenau, bereits ab rund 0,15 € pro Minute. Ein Mindeststartguthaben von ca. 300 € ist nötig, danach zahlt man nur das, was tatsächlich genutzt wird. Für Unternehmen mit mittlerem Gesprächsvolumen ist das attraktiv, bei hohem Volumen können die Kosten allerdings steigen.

Mein Eindruck: Fonio ist eine einfache Lösung für alle, die sofort loslegen wollen – ohne sich tief in Technik oder Konfiguration einarbeiten zu müssen.

Was kann Synthflow AI?

Wenn es etwas flexibler und individueller sein darf, ist Synthflow AI (Berlin) einen Blick wert. Hier kannst du dir deine eigenen Voice Agents komplett selbst zusammenstellen – auch ohne Programmierkenntnisse. Mit einem No-Code-Editor lassen sich Gesprächsabläufe modellieren, Workflows erstellen und externe Systeme wie CRM oder Kalender anbinden.

Die Plattform nutzt moderne Sprachmodelle (z. B. OpenAI, ElevenLabs) und ist dadurch sehr natürlich im Klang. Durch API-Anbindungen lässt sich Synthflow in nahezu jedes bestehende Setup integrieren – perfekt, wenn du mehr Kontrolle willst.

Preislich ist Synthflow modular aufgebaut:

• Starter: 29 $/Monat für 50 Minuten
• Pro: 375 $/Monat für 2.000 Minuten
• Growth: 750 $/Monat für 4.000 Minuten
• Enterprise: ab 1.250 $/Monat

Damit ist Synthflow etwas teurer als Famulor oder Fonio, dafür aber extrem flexibel und für komplexere Use Cases geeignet.

Was kann Synthesys.io (UK)?

Synthesys.io* bietet Inbound- und Outbound-Agenten und einen Monatspülan mit 833 Minuten pro Monat für 35 $ oder 10.000 Minuten für 299 $ für den Jahresplan. Übersteigt die Nutzung diese Limiten, lassen sich folgende Zustatzminuten-Pakete hinzu kaufen:

• Synthesys.io Monatsplan: 800 Extra-Minuten für 117 $.
• Synthesys.io Jahresplan: jede weiteren 10.000 Min/Jahr für 1.100 $.

Enthalten sind Features wie unbegrenzte Agenten, SMS, Voicemail, E-Mail-Setup, automatisierte Terminbuchung, Call Recording, Transkription, KI-Ready Agent Templates sowie Analytics und Reporting.

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Vergleich der deutschen KI-Callcenter-Anbieter

Merkmal	Famulor.ai	Fonio.ai	Synthflow AI
Fokus	DSGVO-konforme Callcenter-Lösung aus DE	Telefonassistent, besonders für KMU	No-Code Voice Agent Builder (Berlin)
Stärken	Sehr gute Sprachqualität, niedrige Latenz, EU AI Act-konform	Sofort einsatzbereit, einfache Integration	Höchst flexibel, API- und Workflow-Anbindung
Schwächen	Noch jung am Markt	Kosten können bei hohem Volumen steigen	Etwas komplexer, Preise in USD
Leistungsumfang	Inbound & Outbound	Inbound & Outbound	Inbound & Outbound
Preis	ab < 500 €/Monat (volumenabhängig)	Ab 0,15 €/Minute (Startguthaben 300 €)	29 – 750 $/Monat, danach Minutenpreise
Zielgruppe	KMU mit Bedarf an sicherem Hosting	KMU & Dienstleister mit Telefonfokus	Unternehmen mit komplexen Szenarien
Hosting	Deutschland (EU-DSGVO + EU AI Act)	Deutschland (DSGVO + AI Act-konform)	EU-basiert, DSGVO-konform

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Was kosten KI-Callcenter im Monat verglichen mit traditionellen Callcenter?

Die Kosten hängen in erster Linie von der Anzahl der eingehenden Telefongespräche und der durchschnittlichen Dauer ab. Wie viele Anrufe du am Tag bekommst, kannst du selbst ermitteln, um realistische Werte zu erhalten. In Callcentern bearbeiten Agenten oft ca. 50 – 60 Interaktionen pro Tag (Quelle: ZipDo). Die durchschnittliche Gesprächsdauer (Average Handle Time, AHT) liegt gemäß Callcenter-Benchmarkreports zwischen 4 – 6 Minuten (Quelle: TeleDirect).

Der nachfolgenden Tabelle liegt eine Gesprächsdauer von 5 Minuten zugrunde und bei der Umrechnung pro Monat 20 Arbeitstage bei monatlicher Zahlweise. Da KI-Callcenter allerdings rund um die Uhr arbeiten, können mehr Telefonanrufe pro Monat entstehen und damit höhere Kosten, das solltest du bei deiner Entscheidung beachten. Die Tabelle ist für Inbound- und Outbound-Szenarien gleichermaßen anwendbar. Einfach die Menge deiner Anrufe (In- und Outbound) abschätzen. Bei synthesys.io* habe ich zum besseren Vergleich in € (1 USD = 0,85 EUR) umgerechnet, gerundet und den Jahrespreis auf Monate umgelegt.

Für traditionelle Callcenter in Deutschland wurden zwei Preis-Modelle betrachtet:

• Pro Minute: Ein durchschnittlicher Minutenpreis von 0,95 EUR wurde angenommen (Quelle: Deutschedienstleister).
• Pro Anruf: Ein durchschnittlicher Preis von 3,79 EUR pro Anruf wurde angenommen. Quelle: Triveo)

Anbieter	Tarif-Typ	5 Anrufe/Tag (500 min / Monat)	10 Anrufe/Tag (1.000 min / Monat)	20 Anrufe/Tag (2.000 min / Monat)	50 Anrufe/Tag (5.000 min / Monat)	100 Anrufe/Tag (10.000 min / Monat)
Famulor*	Prepaid	345,00	690,00	1.380,00	3.450,00	6.900,00
	Monatlich	199,00	419,00	969,00	1.109,00	1.659,00
Fonio.ai	Prepaid/PayGo	160,00	160,00	320,00	800,00	1.600,00
Synthflow AI	Monatlich	345,00	345,00	345,00	800,40	1.352,40
synthesys.io*	Monatlich	29,60	128,60	227,70	623,70	1.217,80
	Jährlich	21,10	98,70	176,20	409,00	874,40
Trad. Callcenter	Pro Minute-Tarif	475,00	950,00	1.900,00	4.750,00	9.500,00
	Pro Anruf-Tarif	379,00	758,00	1.515,00	3.788,00	7.575,00

Was sind KI-Callcenter?

KI-Callcenter nutzen Technologien wie maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um Kundeninteraktionen zu automatisieren und zu optimieren. Diese Systeme können als virtuelle Assistenten oder Chatbots fungieren, die in der Lage sind, menschliche Konversationen zu simulieren und Kundenanfragen effizient zu bearbeiten.

Vorteile von KI in Callcentern

1. Effizienzsteigerung: KI kann Routineaufgaben automatisieren, wie das Beantworten häufig gestellter Fragen oder das Weiterleiten von Anrufen an die richtige Abteilung. Dadurch können sich menschliche Mitarbeiter auf komplexere Anfragen konzentrieren.
2. Verbesserte Kundenerfahrung: Durch schnellere Reaktionszeiten und personalisierte Interaktionen können Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Kunden erhöhen. KI-gestützte Systeme sind in der Lage, Kundenhistorien zu analysieren und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten.
3. Kostenreduktion: Automatisierte Prozesse reduzieren die Bearbeitungszeit pro Anfrage erheblich, was zu einer besseren Skalierbarkeit des Unternehmens führt. Weniger Personal ist erforderlich, um dieselbe Menge an Anfragen zu bearbeiten.
4. Datenanalyse: KI-Systeme bieten wertvolle Einblicke in Kundenverhalten und -präferenzen, was Unternehmen hilft, ihre Dienstleistungen gezielt zu verbessern.
5. 24/7-Verfügbarkeit: KI-gestützte Systeme können rund um die Uhr arbeiten, was bedeutet, dass Kunden jederzeit Unterstützung erhalten können.

Nachteile von KI in Callcentern

1. Mangel an menschlicher Interaktion: Während KI effizient sein kann, fehlt oft das persönliche Element einer menschlichen Interaktion, was für viele Kunden wichtig ist.
2. Technische Herausforderungen: Die Implementierung von KI-Systemen kann komplex sein und erfordert möglicherweise erhebliche Investitionen in Technologie und Schulung – zumindest war das bis jetzt so.
3. Fehleranfälligkeit: Obwohl KI-Systeme immer besser werden, können sie dennoch Fehler machen oder Anfragen nicht korrekt interpretieren, was frustrierend für Kunden sein kann.
4. Abhängigkeit von Technologie: Eine starke Abhängigkeit von KI könnte dazu führen, dass Unternehmen weniger flexibel auf unvorhergesehene Situationen reagieren können.
5. Datenschutzbedenken: Der Umgang mit sensiblen Kundendaten erfordert strenge Sicherheitsmaßnahmen, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

Vorreiter: KI-Callcenter bei Klarna

Der schwedische Zahlungsanbieter Klarna stellte im März einen generativen Chatbot vor, der auf OpenAI’s ChatGPT-Sprachmodell basiert und im Kundenservice eingesetzt werden soll. Dieser Chatbot könnte das Arbeitsvolumen von bis zu 700 Vollzeitmitarbeitenden übernehmen. Die Einführung dieser KI-Technologie führte zu einem signifikanten Rückgang des Aktienkurses des französischen Call-Center-Betreibers Teleperformance, da die Automatisierung die Notwendigkeit menschlicher Mitarbeitender verringern könnte. Teleperformance warnte, dass bis zu 30 Prozent des Anrufvolumens in den nächsten drei Jahren automatisiert werden könnten. Klarna plant, bis 2024 durch den KI-Assistenten 40 Millionen Dollar einzusparen und die Bearbeitungszeit für Kundenanliegen von elf auf zwei Minuten zu reduzieren. Diese Entwicklungen zeigen, dass KI nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Struktur des Kundenservices grundlegend verändern könnte.

Lohnt sich ein KI-Callcenter für kleinere Firmen?

Ein KI-Callcenter lohnt sich für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) durchaus. Dazu zählen Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz, rund um die Uhr Verfügbarkeit und eine höhere Kundenzufriedenheit. Die Implementierung solcher Systeme kann eine strategische Investition sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Kundenservice auf ein neues Level zu heben. Gerade bei Personalmangel eine echte Option. Inzwischen gibt es dafür preisgünstige Software, ein Beispiel dafür ist das Synthesys Callcenter*.

KI-Callcenter mit Famulor einrichten

1. Famulor-Account anlegen
   • Über Famulor* registrieren.
   • Dashboard öffnen → Bereich Phone Numbers.
2. Virtuelle Telefonnummer direkt bei Famulor mieten
   • Einfach eine dedizierte Nummer auswählen (Inbound + Outbound möglich).
   • Vorteil: Keine extra Telefonanlage, kein SIP-Trunk, kein eigener Anbieter.
3. KI-Agent einrichten
   • Assistent in Famulor konfigurieren (z. B. Begrüßung, Gesprächslogik, Wissensdatenbank).
   • Am besten den Dualplex-Modus aktivieren → sehr schnell + menschlich klingend.
4. Testanruf durchführen
   • Direkt über die gemietete Nummer erreichbar.
   • Ausgehende Anrufe mit derselben Nummer ebenfalls möglich.
5. Optional erweitern
   • Wenn es läuft und du mehr Kontrolle willst → bestehende PBX oder SIP-Anbindung nachträglich hinzufügen.
   • CRM- oder Kalenderintegration via Webhooks/API.

Du kannst dich beim Prepaid-Tarif anmelden, die Kreditkartendaten eingeben und „pay and subscribe“ klicken. Danach ist der Prepaid-Tarif aktiv, aber du kannst ihn jederzeit kündigen. Die Preisliste bei monatlicher Zahlung findest du oben, hier die Preise bei jährlicher Zahlung:

Telefon festlegen

Telefonieren geht nur mit einer Telefon-Nummer. Wenn du beim Testen mit deinem KI-Assistenten sprechen willst, kannst du das per Webanruf erledigen, d.h. die Konversation erfolgt im Browser ohne Telefonnummer. Bevor du aber mit der echten Einrichtung beginnst, solltest du dir Gedanken über die Telefonanbindung machen. Dabei hast du zwei Möglichkeiten:

1. Neue virtuelle Telefonnummer direkt bei Famulor mieten

• Einfach eine dedizierte Nummer auswählen (Inbound + Outbound möglich).
• Vorteil: Keine extra Telefonanlage, kein SIP-Trunk, kein eigener Anbieter.
• Nachteil: Kostet 3,99 € + MwSt. im Monat

2. Eigene bestehende Nummer anbinden (SIP/PBX)

• Wenn du schon eine VoIP-/SIP-Nummer bei z. B. Sipgate, Placetel, Twilio, Telekom o. ä. hast, kannst du die in Famulor integrieren.
• Vorteil: Du nutzt deine bestehende Rufnummer, keine neue Kosten.
• Einrichtung: Im Dashboard unter Phone Numbers → SIP Integration (Session Initiation Protocol).

KI-Assistent kreieren

Auf der linken Seite „Assistenten“ auswählen und dann rechts oben „+ neuer Assistent“ anklicken, um einen neuen Assstenten zu kreieren. Sobald du einen Ki-Assistenten angelegt hast, erscheint er hier im Fenster.

Einfach loslegen und die Felder ausfüllen. Ich habe mal mit eingehenden Telefonanrufen begonnen, habe ihm den Namen Florian verpasst. Die Telefon-Nummer kannst du später nachtragen und mit dem Assstenten verknüpfen. Ich habe mich für „Duplex“ entschieden, um die besten Stimmen zu hören. Danach die Hauptsprache, hier Deutsch auswählen und die geeignete AI Voice aussuchen. Zu einem späteren Zeitpunkt lässt sich hier auch die eigene Stimme klonen, wenn du einen „digitalen Zwilling“ mit der Arbeit beauftragst.

Hier ein Screenshot des Auswahlformulars

Danach erfolgen noch zahlreiche technische Eingaben, die ich außer der Auswahl des Modells nicht geändert habe. Als Modell habe ich mich für „Gemini 2.0 Flash Live“ entschieden, das für Dualplex empfohlene schnellste Modell. Es kommen noch weitere Eingabefelder, die ich ohne Änderung übernommen habe. Die Angaben kannst du zu einem späteren Zeitpunkt ändern und ausprobieren.

Danach folgt rechts oben „Nächster Schritt“. Hier kannst du eine Wissensdatenbank hinterlegen und angeben, wie sie die KI verwenden soll. Ferner kannst du Werkzeuge zuweisen, entweder eigene Standardwerkzeuge. Zu den Standardwerkzeugen gehört etwa die Anrufweiterleitung zu einem Mitarbeiter oder Terminvereinbarung über eine Kalenderfunktion.

Zum Anlegen der Wissensdatenbank hast du die Möglichkeit Firmendokumente hochzuladen oder du kannst deine Website von der KI durchforsten lassen, um eine Wissensdatenbank anzulegen. Einfach auf „+ Erstelle deine erste Wissensdatenbank“ klicken.

Unter den Werkzeugen lassen sich beispielsweise Kalender für Terminbuchungungen über eine API-Schnittstelle verknüpfen, die der KI-Assistent nutzen kann.

Dann kannst du noch angeben, wer mit dem Gespräch beginnt und wie der Assisten die Anrufer begrüßt.

Systemprompt für den Assistenen

Danach kommt einer der spannensten Eingaben, der Systemprompt (System prompt), um den Assistenten und seine Umgebung zu generieren. Dafür gibt es zahlreiche Vorlagen (templates), die du nutzen kannst.

Im Beispiel habe ich Florian in eine Zahnarztpraxis gesteckt und die entsprechende Vorlage gewählt. Das sieht dann so aus:

Im letzten Schritt gibt es noch weitere Daten zum Ergänzen und danach „Speichern“. Anschließend kannst du deinen Assistenten mit „Assistent öffnen“ weiterbearbeiten oder mit „+ Neuer Assistent“ einen weiteren Assstenten anlegen.

Vorlagen: Überblick über die Branchen

Famulor* stellt für verschiedene Branchen vorgefertigte Systemprompts zur Verfügung. Das reicht von „Allgemein“, über „Handwerker“ bis hin zu „Selbstständigen“ und „Steuerberatung“.

Dies ist eines der spannendsten Features von Famulor*. Hier ein Preisvergleich von Famulor für einen Handwerksbetrieb. Die Angabe von €130 im Monat ist allerdings eher unrealistisch. Wie die Tabelle oben zeigt, belaufen sich die Telefonkosten, je nach Anzahl der Anrufe zwischen €190 und bis gegen €1000. Aber selbst das ist noch billig im Vergleich zu den Kosten eines Mitarbeiters und entspricht immer noch einer Ersparnis zwischen 95 % und 75 %. Und nach Feierabend verpasst du keinen Kunden und nur wirklich wichtige Anrufe kann du an dich weiterleiten.

KI-Callcenter erstellen – so funktioniert’s bei synthesys.io

Ein KI-Callcenter lässt sich einfach einrichten. So funktioniert es zum Beispiel bei der Synthesys.io* Telefonanruf-Plattform:

Schritt 1: Erstelle deinen KI-Agenten

Erstelle bei Synthesys.io* ein Konto und entscheide dich für monatliche oder jährliche Zahlweise, eine kostenlose Trialversion gibt es leider nicht. Anschließend erstelle deinen KI-Agenten. Gib ihm einen Namen, passe seine Persönlichkeit an und lade deine Skripte und Anweisungen hoch. Wenn du es eilig hast, kannst du auch auf die vorgefertigten Vorlagen von Synthesys zurückgreifen, um noch schneller zu starten.

Schritt 2: Lade deine Kontaktliste hoch

Hast du eine Liste? Zieh sie einfach per Drag-and-Drop in die Plattform und beobachte, wie deine ausgehenden KI-Anrufe starten. Alternativ kannst du dich zurücklehnen und die eingehenden Anrufe entgegennehmen. In beiden Fällen behältst du die volle Kontrolle.

Schritt 3: Trainiere und starte deinen KI-Agenten

Feinjustiere die Fähigkeiten deines Agenten: Wähle den passenden Akzent, die Sprache und den Ton – es ist wie dein persönliches KI-Callcenter ganz ohne Miete. Mit der Sprachklon-Funktion klingt dein KI-Agent genau so, wie du es möchtest, Tag und Nacht. Füttere ihn mit deinen Skripten, gib ihm etwas Persönlichkeit und automatisiere deine Anrufe mit KI-Telefonagenten. Starte anschließend deinen Agenten und überwache seine Leistung in Echtzeit.

So einfach kannst du die Synthesys.io* Telefonanruf-Plattform nutzen, um effektiv zu kommunizieren und gleichzeitig deinen Aufwand zu minimieren.

KI-Callcenter synthesys.io im Einsatz

Hier siehst du zwei Beispiele in Englisch, wie das KI-Callcenter von Synthesys.io* funktioniert:

KI-Callcenter auf Deutsch einrichten

Nachfolgend siehst du, wie das KI-Callcenter auf Deutsch funktioniert. Dafür habe ich den KI-Agenten Florian für die Arztpraxis Dr. Rauch erstellt. Die deutsche Stimme ist noch etwas gewöhnungsbedürftig, aber du kannst auch deine eigene Stimme hochladen. Florian macht noch ein oder zwei kleine Fehler – aber den kannst du sicher noch besser trainieren.

Im ersten Eingabeformular legst du deinen KI-Agenten an und gibst an, wofür du ihn hauptsächlich einsetzen möchtest. Ich habe „Appointment“ gewählt, damit der KI-Agent Terminbuchungen vornehmen kann:

Anschließend wählst du auf der rechten Seite die Stimme, die Sprache und die Tonalität deines KI-Agenten. Danach bestimmst du die Dauer des Telefongesprächs, hinterlegst deinen Kalender für Terminbuchungen und legst eine Transfer-Telefonnummer fest. Diese sorgt dafür, dass das Gespräch bei Bedarf an einen Mitarbeitenden weitergeleitet werden kann. Zum Schluss gibst du den Prompt mit allen relevanten Informationen und Anweisungen ein und speicherst deinen KI-Agenten ab.

Ich habe den KI-Agenten direkt auf meiner Website integriert, damit ich zum Testen nicht anrufen muss. Ansonsten legst du einfach die Telefonnummer fest, unter der dein Callcenter erreichbar sein soll. Dafür habe ich mir bei Twilio einen Account mit Testnummer angelegt. Dort kannst du dir auch ganz unkompliziert eine deutsche Nummer für wenig Geld kaufen.

Eine Nummer ist bei Synthesys.io* gratis, zusätzliche kannst du weitere direkt im Formular hinzukaufen, derzeit allerdings nur USA, Kanada und UK Telefonnummern.

Dann legst du eine Kampagne an und gibst an, ob es sich um aus- oder eingehende Gespräche handelt. Bei ausgehenden Gesprächen lädst du deine Anruferliste hoch und legst die Zeiten für die Anrufe fest. Für die Arztpraxis reicht es, wenn du deine Callcenter-Rufnummer und den Namen deines KI-Agenten angibst.

Was ich im Testlauf nicht gemacht habe – dir aber unbedingt empfehle –, ist bei der Begrüßung klar zu kommunizieren, dass es sich um einen KI-Agenten handelt. Zum Beispiel so: „Hallo, hier ist Florian, dein KI-Agent.“ Sei dabei immer transparent gegenüber deinen Kunden.

Florian und Tina selbst testen

Inzwischen habe ich die beiden Synthesys-Icons, die zuerst links oben auf der Website erschienen, entfernt. Deshalb kannst du Florian und Tina von der Arztpraxis Dr. Rauch aktuell nicht mehr selbst testen. Es handelte sich um eine kostenlose Version, daher klangen die Stimmen der beiden KI-Mitarbeiter noch etwas ungewohnt. Die Qualität der Stimmen kommen nicht an Famulor heran.

Was kostet die KI-Callcenter-Software von synthesys.io?

Wie du siehst, ist ein KI-Callcenter für jedermann erschwinglich. Hier die Preisliste von Synthesys.io*:

Fazit

Wenn du als Einzelunternehmer oder für kleine Teams auf maximale Kostenkontrolle, schnelle Einrichtung und Flexibilität Wert legst, ist Synthesys.io* eine sehr empfehlenswerte Lösung. Sie bietet unkomplizierten, günstigen Zugang zu KI-Callcenter-Technologie und kann insbesondere für kleine Unternehmen einen echten Mehrwert bieten – vor allem, wenn du keine besonders sensiblen Daten verarbeitest oder deine Kundenkontakte eher produktbezogen abwickelst. Allerdings ist die Qualität der deutschen Stimmen noch nicht optimal.

Für mittelständische und größere Unternehmen sowie alle Betriebe mit hohen Datenschutz-Anforderungen empfiehlt sich dagegen Famulor*. Das Unternehmen ist auf dem deutschen Markt inzwischen erprobt, bietet explizit datenschutzkonforme Lösungen nach deutschem/europäischem Recht (inkl. DSGVO) und ist auf Wunsch mit individueller Beratung und spezifischen Anpassungen verfügbar. Gerade im Umgang mit sensiblen Kundendaten (beispielsweise bei Finanzdienstleistern, Versicherungen oder Großkunden im B2B) ist Famulor* eine sehr sichere und rechtlich abgesicherte Wahl. Und die deutschen Stimmen klingen schon sehr natürlich.

Kurz zusammengefasst:

• Für Einzelunternehmer und kleine Teams mit standardisierten Anforderungen ist Synthesys.io* wegen Preis und Flexibilität ideal. Einfach mal testen.
• Für Firmen, die Wert auf Datenschutz und Rechtssicherheit legen (etwa im gehobenen Mittelstand und regulierten Branchen), bietet Famulor* entscheidende Vorteile bezüglich DSGVO und individueller Anpassbarkeit sowie natürlich klingender Stimmen.

So kannst du mit einem klaren Fokus je nach Unternehmensgröße und Datenschutzbedarf die für dich passende KI-Callcenter-Lösung wählen.

FAQ zu KI-Callcenter