geändert am 1. Mai 2025
Workflow Automatisierung: Maximiere deine Produktivität: Make, n8n und Zapier im Praxis-Check
Workflow Automation: Mit Make, n8n und Zapier lässt sich nahezu jede wiederkehrende Aufgabe automatisieren – ohne Programmierkenntnisse. Make punktet mit über 2.000 visuellen Integrationen und smarten KI-Agenten und n8n überzeugt als Open-Source-Lösung mit hunderten Nodes, beide mit EU-Hosting. n8n ist das Tool zum Bauen von KI-Agenten und Zapier bietet den einfachsten Einstieg mit mehr als 7.000 Apps sowie eingebauter KI-Unterstützung, aber die Daten liegen auf US-Servern. Im Folgenden finden Sie eine verständliche Einführung, Anwendungsbeispiele und eine übersichtliche Tabelle mit den wichtigsten Features – jeweils auf einen Blick.
Englische Begriffe und Bedeutung auf Deutsch
Viele Begriffe und Benutzeroberflächen in der Workflow Automatisierung, oder Workflow Automation, sind vorwiegend auf Englisch, auch wenn teilweise deutsche Unternehmen dahinterstehen, was bedauerlich ist und die Einarbeitung erschweren kann. In modernen Digital-Workflows spielen Begriffe wie Workflow, Node, Text Parser, CRM, LLM, Slack, Trello, Webhook und Trigger zentrale Rollen.
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Ein Workflow (Arbeitsablauf) beschreibt die automatische Abfolge von Aufgaben, Nodes (Prozessschritte) sind die einzelnen Bausteine in einem Workflow, Text Parser extrahieren Teile aus Text, CRM (Kundenbeziehungsmanagement) verwaltet alle Kundenkontakte, LLM (großes Sprachmodell) erlaubt es Computern, natürliche Sprache zu verarbeiten, Slack ist eine Plattform für teamübergreifende Kommunikation und Trello ist ein visuelles Kanban-Tool für Projekt- und Aufgabenmanagement. Ein Trigger ist ein Ereignis, das einen Workflow startet, und ein Webhook ist eine Methode, bei der eine Anwendung automatisch Daten an eine andere sendet, sobald dieses Ereignis eintritt.
Was ist Workflow Automatisierung?
Workflow Automatisierung bedeutet, wiederkehrende Arbeitsschritte zwischen verschiedenen Programmen automatisch ablaufen zu lassen – von E-Mail-Benachrichtigungen bis hin zur Datensynchronisation. Klassische Automatisierung folgt festen Wenn-Dann-Regeln (z. B. “Wenn neue Zeile in Google Sheets, dann Slack-Nachricht”), während KI-gestützte Workflow Automatisierung Inhalte analysiert und eigenständig Entscheidungen trifft.
Einführung zu Make, n8n und Zapier
In der heutigen Arbeitswelt verlieren Routineaufgaben zunehmend an Bedeutung – dank No-Code-Workflow-Plattformen, die genau diese Abläufe automatisieren. Make*, n8n* und Zapier ermöglichen es, alltägliche Prozesse zwischen verschiedenen Anwendungen ganz ohne Programmierkenntnisse in Gang zu setzen: Ob es darum geht, neue Kundendaten automatisch in dein Tabellendokument zu übertragen, E-Mails bei bestimmten Ereignissen zu verschicken oder Informationen aus Chats und Formularen zentral zu sammeln – mit nur wenigen Klicks verknüpfen Sie Tools wie Google Sheets, Slack, CRM und viele weitere Dienste.
- Make überzeugt durch eine besonders visuelle Drag-&-Drop-Oberfläche und smarte KI-Module, die Workflows dynamisch anpassen und Inhalte automatisch zusammenfassen können.
- n8n bietet als Open-Source-Lösung maximale Freiheit: Sie können es selbst hosten oder in einer EU-Cloud betreiben und Sie profitieren von vorgefertigten Bausteinen („Nodes“) sowie KI-Vorlagen für Textanalyse und Generierung.
- Zapier ist der Klassiker unter den Einsteiger-Tools: Schnell eingerichtet, intuitiv bedienbar und mit Tausenden von App-Verknüpfungen ausgestattet, um Aktionen im Handumdrehen zu automatisieren – ergänzt durch integrierte KI-Funktionen wie Textzusammenfassung und Chatbot-Antworten.
Hier die Workflow Automatisierung Tools im Detail: Erfahren Sie, welche Stärken und besonderen Features jedes System mitbringt und welches sich für Ihre individuellen Anforderungen am besten eignet.
Make: Visuelle Baukasten-Plattform mit KI-Agents
Make* (ehemals Integromat) bietet eine Drag-&-Drop-Oberfläche, in der Sie Module per Pfeil verbinden:
- Integrationen: Laut Make über 2.000 Apps, darunter CRM, Marketing-Tools und Datenbanken.
- KI-Agents: LLM-gestützte Agenten, die Workflows dynamisch anpassen und Inhalte zusammenfassen.
- Hosting & Sicherheit: Einsatz in AWS-Rechenzentren in den USA (North Virginia) oder der EU (Dublin) mit SOC 2 und GDPR-Compliance. Dies können Sie selbst auswählen und aus Datenschutzgründen empfiehlt sich die EU.
- Herkunft: Gegründet 2012 in Prag, heute Teil des Großunternehmens Celonis, München.
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Praxisbeispiel: Neue CRM-Einträge lösen automatisch E-Mails aus und tragen die Kontaktdaten in Google Sheets ein.
Oder Kalendereinträge lassen sich mit Workflow Automatisierung einfach verwalten und synchronisieren, wie das Schema zeigt:
n8n: Faire Open-Source-Lösung mit EU-Hosting
n8n* ist Open Source und lässt sich selbst hosten oder als EU-Cloud nutzen:
- Integrationen: Hunderte vorgefertigte Nodes für Webhooks, E-Mail, Datenbanken u. v. m., gemäß n8n-Dokumentation
- KI-Templates: Vordefinierte Workflows für Textgenerierung, Sentiment-Analyse und mehr.
- DSGVO & Speicherort: Daten bleiben in der EU (bei n8n Cloud) oder auf Ihrem eigenen Server.
- Herkunft: 2019 von Jan Oberhauser in Berlin gegründet.
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Praxisbeispiel: E-Mails werden automatisch kategorisiert, inhaltlich in der Workflow Automatisierung zusammengefasst und dann an das Team weitergeleitet.
Oder ein KI-Agent antwortet einem WhatsApp-user, wie hier im Bild:
Zapier: Einsteigerfreundlich mit 7.000+ Apps
Zapier verbindet per „Zaps“ Auslöser und Aktionen im Handumdrehen:
- Integrationen: Mehr als 7.000 Apps, von Google Workspace bis Salesforce.
- Zapier AI: Automatische Textzusammenfassungen und erste Antwortvorschläge direkt im Workflow.
- Hosting & DSGVO: Speicherung in den USA mit EU-US-Privacy-Framework und Standardvertragsklauseln. Allerdings ist unsicher, inwieweit die DSGVO auch eingehalten wird.
- Herkunft: Seit 2011 in San Francisco, CA.
Praxisbeispiel: Ein neuer Google-Kalendar-Eintrag erstellt automatisch eine Trello-Karte und sendet eine Slack-Erinnerung.
Workflow Automatisierung mit KI
In diesem Überblick erfahren Sie, inwieweit sich KI bei der Workflow Automatisierung nutzen lässt.
Make
Make* ist primär eine No-Code/Low-Code-Automatisierungsplattform, mit der Sie über visuelle Workflows mehr als 2.000 Apps miteinander verbinden und automatisieren können. Die Plattform selbst bietet keine eigene KI-Engine an, aber Sie können KI-Funktionen auf verschiedene Arten nutzen:
- Integration von KI-Diensten: Make unterstützt die Anbindung zahlreicher KI-basierter Apps und APIs, wie z. B. OpenAI (ChatGPT), Google Cloud AI, IBM Watson und weitere. So können Sie KI-gestützte Funktionen wie Textgenerierung, Sentiment-Analyse, Bilderkennung oder Spracherkennung in Ihre Workflows einbauen.
- Chatbot-Integration: Sie können Chatbots (z. B. auf Basis von GPT) in Make-Workflows einbinden, um automatisierte Antworten zu generieren und mit anderen Systemen zu verknüpfen.
- Datenverarbeitung und Automatisierung: Make bietet umfangreiche Tools zur Datenmanipulation, Filterung, zu mathematischen Berechnungen und bedingter Logik, mit denen Sie KI-Ausgaben weiterverarbeiten und automatisieren können.
Zusammengefasst: Make.com selbst ist keine KI-Plattform, sondern ein Workflow-Automatisierungstool mit umfangreichen Integrationsmöglichkeiten für KI-Dienste. Sie können KI also nicht nur über Chatbots nutzen, sondern auch andere KI-Services in Ihre automatisierten Abläufe einbinden und so komplexe, intelligente Workflows gestalten.
Beispiele
- Automatisches Generieren von E-Mail-Antworten mit ChatGPT und anschließendes Versenden über Gmail.
- Analyse von Textdaten mit KI und automatisches Versenden von Benachrichtigungen.
- Kombination von KI-gestützter Bilderkennung mit Dokumentenmanagement.
Make bietet zudem mit den Make AI Agents eine neue Möglichkeit, intelligente, adaptive Automatisierungen zu erstellen. Diese Agenten können in Echtzeit Entscheidungen treffen, Workflows dynamisch anpassen und komplexe Aufgaben autonom ausführen.
Beliebteste Make-Templates im Praxiseinsatz
Mit den vorgefertigten Templates auf Make lassen sich wiederkehrende Geschäftsprozesse im Handumdrehen automatisieren – von Social-Media-Posts bis zur Rechnungserstellung. Besonders KMUs profitieren davon, zeitaufwändige Routineaufgaben zu digitalisieren und Fehlerquellen zu reduzieren. Die sechs meistgenutzten Templates helfen dir, sofort loszulegen und deine Produktivität nachhaltig zu steigern.
1. Social Media Posting (Soziale Medien-Veröffentlichung)
Automatisches Veröffentlichen von Beiträgen auf Facebook, Twitter oder LinkedIn, zum Beispiel direkt aus WordPress oder Google Sheets. Ideal, um neue Blog-Artikel oder Ankündigungen ohne manuellen Aufwand zu teilen.
2. Lead Management (Lead-Verwaltung)
Erfassen, Qualifizieren und Weiterleiten neuer Vertriebskontakte: Sobald ein Formular ausgefüllt oder ein Eintrag in Google Sheets erstellt wird, legt das Template automatisch einen Lead in HubSpot, Salesforce & Co. an und benachrichtigt das Vertriebsteam.
3. Invoicing (Rechnungserstellung)
Generieren und Versenden von Rechnungen auf Basis eingehender Bestellungen. Daten aus Shopify oder deinem Shop-System werden in Xero, QuickBooks oder andere Buchhaltungsprogramme übernommen und als PDF an Kunden verschickt.
4. Contracting (Vertragsversand)
Automatisierter Versand von Vertragsdokumenten: Erstelle individuelle Verträge aus Google Docs oder via PDF-Generator, lasse sie elektronisch unterzeichnen (DocuSign/HelloSign) und archiviere sie in Dropbox oder Google Drive.
5. Email Marketing (E-Mail-Marketing)
Versand personalisierter Newsletter: Basierend auf neuen Kontakten in deinem CRM verschickt das Template automatisierte E-Mails über Mailchimp, Sendinblue oder Ähnliche – mit dynamischen Platzhaltern für individuelle Ansprachen.
6. Content Creation (Inhaltserstellung)
Automatische Text- und Content-Generierung mit KI: Setze GPT-Module ein, um Blog-Beiträge, Produktbeschreibungen oder Social-Media-Snippets zu erstellen und direkt in dein CMS (z. B. WordPress) zu publizieren.
So findest du die Templates
- Vorlagen-Übersicht: Öffne in deinem Make-Account die Templates Gallery und wähle unter „Most Popular“.
- Inspiration aus der Community: Viele Maker teilen ihre Anwendungsfälle im Forum Make Community und auf Reddit.
- Video-Walkthroughs: Auf YouTube gibt es regelmäßig praxisnahe Demonstrationen der Top-Automatisierungen YouTube.
n8n
n8n* ist eine Open-Source-Workflow-Automatisierungsplattform mit großer Flexibilität. Wie Make ermöglicht n8n die Integration zahlreicher KI-Dienste (z. B. OpenAI) in Workflows. Zusätzlich können Sie eigene Skripte in JavaScript oder Python einbinden, externe KI-Bibliotheken verwenden und so individuell angepasste KI-Workflows erstellen. n8n unterstützt zudem On-Premises-Hosting, was für Datenschutzvorteile sorgt. Dadurch eignet sich n8n besonders für Nutzer, die mehr technische Freiheit und Anpassbarkeit wünschen. Und n8n ist das ideale Tool, um KI-Agenten zu bauen.
Zapier
Zapier bietet mit AI by Zapier eigene KI-Funktionen, die OpenAI, Anthropic und weitere KI-Modelle direkt in automatisierte Workflows integrieren. Neben Chatbot-Integration können Sie KI für Textanalyse, Datenklassifikation, Zusammenfassungen und automatisierte Antworten nutzen. Mit dem Feature AI Actions können Sie KI-Modelle sogar Befehle in natürlicher Sprache geben, um Aktionen wie das Anlegen von Terminen oder das Versenden von Nachrichten auszulösen. Zapier kombiniert so einfache Bedienbarkeit mit vielfältigen KI-Anwendungen.
Fazit zur KI-Nutzung:
Make, n8n und Zapier sind leistungsstarke Tools zur Workflow Automatisierung, die KI nicht nur über Chatbots, sondern in vielen weiteren Bereichen nutzbar machen. Sie bieten unterschiedliche Grade an Bedienkomfort, Flexibilität und Anpassbarkeit – von visueller No-Code-Automatisierung bis zu tiefgreifender Individualisierung – und sind damit ideale Helfer für Unternehmen, die ihre Prozesse mit KI effizienter und intelligenter gestalten wollen.
KI-Agenten im Workflow von Make, n8n und Zapier
Make AI Agents, n8n AI Agents und Zapier AI bieten alle Möglichkeiten, KI-gesteuerte Automatisierungen zu erstellen – unterscheiden sich aber in Funktionalität und Flexibilität:
- Make AI Agents sind zielorientierte, autonome Agenten, die Workflows dynamisch anpassen und in Echtzeit Entscheidungen treffen. Sie integrieren sich nahtlos mit über 2.000 Apps und erlauben adaptive, komplexe Automatisierungen ohne starre Regeln.
- n8n AI Agents sind spezialisierte Komponenten innerhalb der Open-Source-Plattform n8n, die KI-Aufgaben übernehmen, kontextsensitiv agieren und mit Menschen über natürliche Sprache interagieren können. Sie unterstützen vielfältige Tools und APIs, erlauben eigene Skripte und bieten hohe Anpassbarkeit sowie On-Premises-Hosting für Datenschutz.
- Zapier AI (AI by Zapier) integriert KI-Modelle wie OpenAI direkt in Workflows und ermöglicht neben Chatbot-Funktionen auch Textanalyse, Datenklassifikation und natürliche Sprachsteuerung von Aktionen („AI Actions“). Zapier fokussiert auf einfache Bedienbarkeit und breite App-Integration.
Kurz gesagt:
n8n und Make bieten in der Workflow Automatisierung ähnlich mächtige KI-Agenten mit stärkerer Flexibilität und Anpassbarkeit, wobei n8n besonders durch Open-Source-Natur und selbst gehostete Optionen punktet. Zapier setzt mehr auf einfache KI-Integration und natürliche Sprachsteuerung in klassischen Automatisierungen. Alle drei ermöglichen weit mehr als nur Chatbots – sie sind moderne Plattformen für intelligente, autonome Workflow Automatisierung.
Vergleichstabelle der Workflow Automatisierung
| Feature | Make | n8n | Zapier |
|---|---|---|---|
| Integrationen | 2.000+ Apps | Hunderte Nodes | 7.000+ Apps |
| KI-Funktionen | AI Agents, LLM-Module | KI-Templates (Text, Analyse) | Zapier AI (Summaries, Chat) |
| Hosting | AWS (US: N. Virginia; EU: Dublin) | EU (n8n Cloud) / Self-Hosting | USA (EU-US-DPF) |
| DSGVO | Ja (SOC 2, SCC) | Ja (EU-Hosting, DPA) | Ja (DPF, SCC) |
| Benutzer-Sprache | Englisch | Englisch | Englisch |
| Self-Hosting | ❌ | ✅ | ❌ |
| Herkunft | Prag, Tschechien | Berlin, Deutschland | San Francisco, USA |
Hier die Abkürzungen in aller Kürze mit Quellenangabe:
- DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung Wikipedia
- SOC 2 – Prüfbericht für IT-Sicherheits- und Verfügbarkeits-Kontrollen AICPA & CIMA
- SCC – Standardvertragsklauseln für internationale Datenübermittlungen European Commission
- DPA – Datenverarbeitungs-Vereinbarung (Vertrag nach Art. 28 GDPR) GDPR.eu
- DPF – EU-US-Datenprivat-Rahmen (Data Privacy Framework) ec.europa.eu
Kosten von make, n8n und Zapier
Hier eine Übersichtstabelle zu den Kosten der Workflow Automatisierung mit Make, n8n und Zapier, basierend auf den aktuellen Informationen:
| Anbieter | Kostenfreie Version | Einstiegstarif (monatlich) | Mittlerer Tarif (monatlich) | Höherer Tarif (monatlich) | Besonderheiten / Hinweise |
|---|---|---|---|---|---|
| Make* | Ja, 1.000 Operationen/Monat, 2 aktive Szenarien, 15 Min. Intervall | Core: ca. 9 USD / Monat (10.000 Operationen, 1 Min. Intervall, unbegrenzte Szenarien, 1 Nutzer) | Pro: ca. 16 USD / Monat (10.000 Operationen, Priorität, flexible Nutzung) | Teams: ca. 29 USD / Nutzer (10.000 Operationen pro Nutzer, Teamfunktionen) | Abrechnung meist jährlich, Operationen = Aktionen in Workflows |
| n8n* | Ja, Open Source, selbst hostbar, unbegrenzt kostenfrei bei Eigenbetrieb | Cloud Starter: ca. 20 USD / Monat (5.000 Ausführungen, 1 Nutzer) | Cloud Pro: ca. 60 USD / Monat (50.000 Ausführungen, 5 Nutzer) | Cloud Business: ca. 120 USD / Monat (150.000 Ausführungen, 15 Nutzer) | Selbsthosting kostenlos, Cloud-Preise variieren nach Nutzung[keine exakte Quelle im Suchergebnis, basierend auf gängigen Marktinfos] |
| Zapier | Ja, 100 Tasks / Monat, 15 Min. Intervall, 5 Zaps | Starter: ca. 19,99 USD / Monat (750 Tasks, 15 Min. Intervall) | Professional: ca. 49 USD / Monat (2.000 Tasks, 2 Min. Intervall) | Team: ca. 89 USD / Nutzer (50.000 Tasks, 1 Min. Intervall) | Tasks = einzelne Aktionen, Preise höher als Make bei vergleichbarer Kapazität |
Erklärung:
- Operationen (OPs) bei Make entsprechen Aktionen in Workflows, z.B. Datenverarbeitungsschritte.
- n8n unterscheidet sich durch Open-Source-Selbsthosting (kostenlos) und Cloud-Pläne mit gestaffelten Ausführungszahlen.
- Tasks bei Zapier sind einzelne ausgeführte Schritte in einem Zap.
Make bietet im Vergleich zu Zapier oft mehr Operationen für weniger Geld, besonders bei komplexen Workflows. n8n ist ideal für Nutzer, die Selbsthosting bevorzugen oder mehr technische Freiheit wollen. Zapier punktet mit einfacher Bedienung und großer App-Auswahl, ist aber oft teurer bei hohem Automatisierungsvolumen. Hinzu können zur Workflow Automatisierung Kosten für die Nutzung von API kommen, wie etwa die Einbindung von ChatGPT.
Fazit zur Workflow Automatisierung
Ob einfache Wenn-Dann-Regeln oder smarte KI-Workflows – mit Make, n8n und Zapier findest du für jedes Szenario die passende Lösung. Make* eignet sich, wenn du visuelle Szenarien und KI-Agents willst. n8n* passt perfekt, wenn du Self-Hosting und volle Datenkontrolle suchst. Zapier ist ideal für alle, die schnell loslegen und aus einer riesigen App-Bibliothek schöpfen möchten, allerdings in USA gehostet. Wähle dein Tool danach, welche Anforderungen an Datenschutz, Hosting und KI-Funktionen für dein Projekt entscheidend sind.